電子定款とは

会社は、会社の憲法である定款を定める必要があります。　株式会社の場合は、合同会社や合名会社等の持分会社と異なり、会社設立時の定款（いわゆる原始定款）について、本店管轄の公証役場での認証を受けなければ、株式会社を設立することはできません。
　この原始定款は、紙で作成する方法と、電磁的な記録（いわゆる電子定款）として作成する方法とが認められていますが、紙で作成する場合は、税法上、印紙税の課税対象となりますので、印紙税４万円がかかります。
　ところが、原始定款を電磁的な記録（電子定款）として作成するのであれば、紙ではないので、印紙税の課税対象とならず、印紙税４万円が不要というメリットがあります。
　また、紙で作成され、公証役場で認証を受けた原始定款の原本は、１通のみしか作成されませんが、電子定款ですと、原本に当たる電磁的な情報はコピーが可能であるため、ＰＣのＨＤに保存しておくと同時、ＤＶＤ−ＲＡＭ等の記録媒体に保存しておくこともできます。
　しかし、そういうメリットがある一方、電子定款を作成するには、事前に、インターネット接続可能な環境やＰＣ等のハード面の充実、一定レベルのＰＤＦファイル作成ソフトや電子署名ソフトのインストールが必要になる上、認証局から電子証明書を取得するなどといったことが要求され、その準備に費用や時間がかかり、一度限りの会社設立のためだけに、そういった投資をするのであれば、本業に資本を注入する方が賢明です。
　そこで、発起人の方は、こうした環境を既に充足している電子定款取扱いの行政書士事務所に、電子定款作成と公証役場での電子定款認証を依頼することで、そのデメリットを逆にメリットとすることができます。
　つまり、発起人の方は、上記設備投資をしなくて済む上に、印紙税４万円が不要になり、しかも、定款作成や認証といった煩わしさから開放されますし、専門家に依頼するため、手続がスムーズに捗り、会社設立上不明点について法務相談もできるといった、まったく逆の結果になるわけです。
　合同会社の場合も、会社設立の際に作成する原始定款を電磁的な情報である電子定款にすることで、株式会社と同様に印紙税が課せられません。　

会社設立の費用

※合同会社等の持分会社は、公証役場での定款認証は必要ありません。

電子定款認証を利用する時の注意点は？

定款の文面をご自身で作られて当方に持ち込まれ、電子定款認証のみをご依頼いただく場合は、当方の定款文面チェックの手間を省くために、定款の本文の末尾に次の文面を入れていただきたいと思います。

公証人役場での認証

公証人との打ち合わせで伝えられた日時に公証人役場に出向いて定款の認証を受けます。持参するものは以下のとおりです。

　新しいフロッピーディスクまたはCD-R
　委任状１通
　印鑑証明書　各発起人分1通ずつ
　認証手数料　5万円
　「同一情報の提供」の書面交付手数料　700円＋20円×定款の枚数（通常、800円程度になります）
　「電磁的記録の保存」の手数料　300円

出頭したものの身分証明書として、運転免許証か印鑑証明書を持参しなければなりませんが、電子公証の場合、印鑑証明書を身分証明書として認めない公証人役場もあるかも知れませんので、打ち合わせの際に確認しておいてください。印鑑証明書を身分証明書としたときは実印を、それ以外の場合は認印を持参します。定款の認証が終わると、持参したフロッピーディスクまたはCD-Rに認証された定款の情報が書き込まれます。そして、認証された定款と「同一情報の提供」を受けます。これは、定款の謄本に当たるもので、ファイルとして受け取ることもできますが、登記申請のためのものですから、書面で受け取ります。認証された定款の情報は20年間、公証人役場に保存されます。